Uygunsuzluk İhbar Bildirimi
Çimentaş, Cementir Grubu’nun bir parçası olarak, uygunsuzlukların ihbarı mevzuatının hukuka aykırı veya etik dışı faaliyetlerin önlenmesinde etkin bir araç olduğuna inanmaktadır. Bu yaklaşım, aynı zamanda bireylerin temel bir hakkı olan ifade özgürlüğünü güvence altına almayı amaçlamaktadır.
Grup; çalışanların, iş ortaklarının, yöneticilerin ve üçüncü tarafların; misilleme, baskı veya yıldırma endişesi olmadan, yürürlükteki mevzuata (Avrupa Birliği düzenlemeleri dahil), Grup Etik Kodu’na, iç prosedürlere ve ilgili şirketlerin İtalyan 231/2001 sayılı Kanun uyarınca oluşturulmuş Organizasyonel Modeline aykırı olabilecek ihlaller, uygunsuz veya yasa dışı davranış ve uygulamalarla ilgili bilgileri bildirebilmeleri için özel bir raporlama mekanizması oluşturmuştur.
Uygunsuzluk ihbarları aşağıdaki kanallar aracılığıyla yapılabilir:
Web Platformu
Çalışanlar, iş ortakları, hissedarlar, paydaşlar ve diğer tüm iç ve dış paydaşlar; yürürlükteki mevzuat uyarınca gizlilik ve veri güvenliği esasları çerçevesinde bildirimlerini İç Denetim Departmanına iletebilir. Bu amaçla oluşturulan dijital platforma aşağıdaki özel internet sitesi üzerinden erişim sağlanabilir:
https://cementir.integrityline.com/
Posta
Bildirimler aşağıdaki adrese posta yoluyla iletilebilir:
Cementir Holding
Internal Audit Department
Corso di Francia 200
00191 Roma, İtalya
Gizliliğin korunması amacıyla bildirimlerin üç zarf içinde gönderilmesi gerekmektedir: (i) birinci zarf, bildirimde bulunan kişinin iletişim ve kimlik bilgileri, (ii)ikinci zarf, bildirimin içeriği ve (iii) üçüncü zarf, ilk iki zarfı birlikte içeren dış zarf
E-posta
Bildirimler aşağıdaki e-posta adreslerine gönderilebilir:
whistleblowing@cementirholding.it
ethicscommittee@cementirholding.it
Yüz Yüze Görüşme
Bildirimde bulunmak isteyen kişinin talebi üzerine, ilgili personelle yüz yüze bir toplantı organize edilebilir. Talep sonrasında makul bir süre içinde toplantı planlanır. Görüşme sırasında, bildirimde bulunan kişiden ihbarla ilgili açıklama yapması veya ek bilgi sunması istenebilir. Görüşme, yalnızca bildirimde bulunan kişinin açık rızası alınarak kayıt altına alınır. Toplantı tutanağı, kişiye inceleme ve onay imkanı tanınarak tamamlanır.
Bildirimde bulunmadan önce, https://cementir.integrityline.com/?lang=tr adresinde “Gizlilik Bildirimi” bölümünde yer alan “Uygunsuzluk İhbarı Yönetimi” metni incelenmelidir.
Uygunsuzluk ihbarlarının; ilgili kişilerin, olayların ve iddia edilen ihlallerin tespitine imkan verecek şekilde yeterli açıklık ve ayrıntı içermesi önemlidir. İhbarların alınması, değerlendirilmesi ve gerekli görülmesi hâlinde soruşturma süreçlerinin başlatılması; yürürlükteki mevzuata uygun biçimde, bu konuda tek ve bağımsız yetkili birim olan Cementir İç Denetim Departmanı tarafından yürütülür.
Mevzuat gereği, hem bildirimde bulunan kişinin hem de bildirime konu edilen kişilerin kimlik ve bilgileri hukuki koruma altındadır.
Temel amaç; iyi niyetle bildirimde bulunan kişilerin korunması, bildirilen bilgi ve/veya olayların zamanında, tarafsız ve yeterli biçimde incelenmesidir. Bu çerçevede, bildirimde bulunan kişilere yönelik her türlü misilleme kesin olarak yasaktır. Uygunsuzluk ihbarlarına ilişkin tüm iletişim yalnızca ve doğrudan Grup İç Denetim Departmanı ile, belirlenmiş resmi kanallar (Uygunsuzluk İhbarı Platformu ve/veya Etik Komitesi) üzerinden yürütülmelidir.
Bu sürece ilişkin yazışmalara üçüncü kişilerin dâhil edilmesi kesinlikle yasak olup, ilgili kişilerin talebi üzerine hukuki ve cezai sorumluluk doğurabilir.